Az exit-interjú ma már egy viszonylag ismert fogalom: a felmondó kollégát a HR-es, vagy a korábbi főnöke kikérdezi, hogy jobban megértse, miért döntött a távozás mellett. De mi van azokkal a beszélgetésekkel, amikor még nem történt meg a baj, a kolléga nem mondott fel, és a vezető azt akarja megtudni, hogy minden rendben van-e?
A Harvard Business Review szerint erre a beszélgetésre legalább negyedévente sort kell keríteni azért, hogy a munkavállalók úgy érezzék, igenis hallják a hangukat. A szaklap tanácsai a felkészülésben segítenek.
Nem teljesítményértékelés, vagy munkabeszélgetés
A körülmények tiszta kommunikálása az első lépés, hiszen most nem teljesítményértékelő beszélgetésről van szó, vagy egy munkameetingről, hanem sokkal inkább arról, hogy a vezető kíváncsi arra, minden rendben van-e. A HBR szakértője kezdésnek egy hasonló meghívószöveget javasol:
„Szeretném, ha tudnád, hogy nagyra értékelem, hogy a csapatunkban dolgozol, ezért fontosnak tartottam, hogy megtudjam, jól érzed-e magad a munkahelyeden. Nincs konkrét napirend, de szeretném, ha a meeting előtt elgondolkoznál a következő kérdések megválaszolásán.”
Ezek a kérdések jó kiindulási pontok a megbeszélés alaphangjának beállításához – a szakértő azt javasolja, hogy nagyjából négyet tegyünk fel kezdésnek.
- A munkád melyik részét élvezed a legjobban?
- A munkád melyik részét élvezed a legkevésbé?
- Hogy érzed, képes vagy egyensúlyt teremteni a munka és az otthoni élet közt
- Mi volt a legnagyobb kihívás az elmúlt időszakban? Hogyan támogathatnálak jobban?
- Van valami, amiről visszajelzést szeretnél tőlem?
Készüljünk fel a beszélgetésre fejben is!
A hallgatási és kapcsolatteremtési készségünket nagyban befolyásolja a lelkiállapotunk, így fontos, hogy a menedzser úgy érkezzen egy ilyen beszélgetésre, hogy nem egyik találkozóról rohan a másikra, vagy közeli határidővel dolgozik. Ezért a szakértő azt tanácsolja, hogy hagyjunk magunknak időt a beszélgetés időpontjának megválasztásakor arra, hogy mentálisan felkészüljünk, akár ezen kérdések megválaszolásával:
- Ki az, akivel beszélgetni fogok, és mire van szüksége ahhoz, hogy minden nap elvégezze a munkáját?
- Milyen hatással lenne rám és a csapatunkra, ha ez a kolléga holnap távozna?
Kezdjük jól a megbeszélést!
Akár személyesen, akár telefonon vagy videóhíváson keresztül bonyolítjuk a beszélgetést, tegyünk félre minden zavaró tényezőt. Egy bejövő telefon, egy értesítésre elkalandozó tekintet, és egy lopva elolvasott email könnyen elveheti a dolgozó kedvét attól, hogy nyíltan válaszoljon a feltett kérdésekre, pedig ez kulcsfontosságú lenne. Ezután hangsúlyozzuk, hogy mi a jelenlegi találkozó célja, és kezdésként a legjobb feltenni a korábbi üzenetben már feltett kérdések egyikét, majd fokozatosan mélyebbre haladni.
Kérdezzünk, és figyeljünk a válaszra!
A HBR szakértőjének, a vezetőképzéssel foglalkozó Christopher Littlefield-nek az elmondása szerint gyakran előfordul, hogy a menedzserek bepánikolnak a hasonló beszélgetések előtt, hiszen mi van, ha a csapattagnak olyan problémája van, amit nem lehet megoldani? Mi van, ha olyan fizetésemelést vagy előléptetést kér, amely nem megoldható? Littlefield szerint azonban még ha ez is a helyzet, akkor is jobb megismerni a kolléga aggodalmait, megérteni azokat, hiszen ezek az érzések és benyomások akkor is ugyanúgy léteznek, ha a főnök ignorálja azokat.
Ezért fontos, hogy mikor a kolléga és csapattag megosztja a tapasztalatait, tényleg hallgassuk meg őket, majd örüljünk vele együtt a jó dolgoknak, és reflektáljunk arra, ami elhangzott. Néhány példa arra, hogy hogyan nézhet ki mindez a gyakorlatban:
Kolléga: „Nagyon élvezem az otthoni munkát, úgy érzem, hogy csapatként sokkal hatékonyabbak vagyunk így.”
- Örüljünk együtt!: „Ezt jó hallani, én is így érzek.”
- Reflektáljunk!: „Mit gondolsz, szerinted miért van ez így?”
Kolléga: „Nagyon élveztem a legutóbbi projektem megvalósítását!”
- Örüljünk együtt!: „Örömmel hallom, én is elégedett vagyok a munkával, amit beletettél!”
- Reflektáljunk!: „Mit élveztél a legjobban a megvalósításban?”
Halljuk meg a rejtett panaszokat!
Ha a kolléga elkezdi megosztani a frusztrációit, esetleg panaszkodik a munkájával kapcsolatban, fontos, hogy a vezető ellenálljon a kísértésnek, hogy konkrét megoldási javasoljon, ez viszont általában nem az, amire a dolgozónak szüksége van. A szakértő ezért azt javasolja, hogy inkább ismerjük el a frusztrációkat, majd kérdezzük meg, hogy hogyan oldhatnánk meg a problémát közösen. Néhány példa arra, hogy hogyan nézhet ki mindez a gyakorlatban:
Kolléga: „Úgy érzem, hogy minden nap non-stop megbeszéléseken vagyok, és sokszor éjfélig fenn vagyok, hogy elvégezzem a tényleges feladataimat.”
- Ismerjük el!: „Megértem, hogy elkötelezett vagy a munkád iránt, és frusztráló, amikor úgy érzed, hogy napközben nincs elég időd arra, hogy elvégezd."
- Kérdezzünk!: „Mit gondolsz, mit tehetnénk a probléma megszüntetése érdekében?”
Kolléga: „Úgy érzem, hogy minden egyes nap ugyanazt csinálom, és nem jutok előrébb a karrieremben.”
- Ismerjük el! „Értem, hogy elkötelezett vagy a fejlődés iránt, és jelenleg úgy érzed, hogy ez egyáltalán nem történik meg."
- Kérdezzünk!: „Mit gondolsz, hogyan garantálhatnánk azt, hogy legyen tered a fejlődésre?”
Egyezzünk meg a következő lépésekben!
A beszélgetés utolsó tíz percében térjünk át a következő lépésekre: ha több dolog van, amit nem volt idő megbeszélni, tűzzünk ki egy következő időpontot a folytatásra. Ha vannak olyan konkrét lépések, amelyek már végrehajthatók, azokat foglaljuk írásba, majd köszönjük meg a kolléga nyitottságát, és nagyjából jelöljük a következő hasonló beszélgetés időpontját.
