Komoly költségtényező lehet a céges autó adója, más szempontok miatt viszont teljesen logikus, hogy egy cégtulajdonos ne akarjon az adózott jövedelméből a cég eszközeire költeni, így mégis a cégautóvásárlás mellett dönt. Ez utóbbi mellett szólhat néhány szakértő szerint az is, hogy az elmúlt időszakban egy vállalkozásban lévő jármű a vagyonvizsgálat során sem lehet "támadási felület".
Attól függően, hogy magánautó-, vagy cégautóhasználat történik a vállalkozás tevékenysége érdekében, eltérőek a gépjárművek költségelszámolási lehetőségeinek szabályai. A személyi jövedelemadó rendszerében a gépjárművekkel kapcsolatos kiadások elszámolására általában kétféle okból kerül sor. Egyrészt azért, mert a magánszemély a saját tulajdonában lévő gépjármű - többnyire személygépkocsi - hivatalos célú használatáért költségtérítést kap, és a kapott összeggel szemben számolja el a hivatalos utak költségeit, másrészt valamely önálló tevékenységéhez használja a járművét, és e bevételével szemben számolja el az üzleti utak költségeit.
A személyi jövedelemadóról szóló törvény nem szab korlátot a kifizetőnek a térítés mértékére és módjára. Azt szabályozza ugyanakkor, hogy a kapott a költségtérítéssel szemben milyen módon és mértékben lehet a költségeket elszámolni, illetőleg azt is, hogy a költségtérítés kifizetésekor hogyan kell az adóelőleget meghatározni.
Költségtérítés kiküldési rendelvény alapján
A személygépkocsi hivatali használatának költségtérítése legegyszerűbb módon az úgynevezett kiküldési rendelvény alapján történik. Ha a térítés mértéke nem több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél, akkor azt bevételként nem kell a magánszemélynél figyelembe venni. Ha a munkáltató a jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó térítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősül, amellyel szemben a költségek elszámolhatók.
A költségelszámolást illetően ekkor a magánszemélynek választási lehetősége van. Az első szerint a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján az APEH által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség és a kilométerenkénti 9 forint személygépkocsi-normaköltséget kap. A második szintén a fenti üzemanyagköltséget illetve a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek hivatali célú használati arányos költségét veszi figyelembe, és ez alapján jár költségtérítés.
A kiküldési rendelvény minden olyan esetben helyettesíti az útnyilvántartást, amikor a magánszemély kizárólag a munkáltatójától kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést, és az adott járművet más tevékenységével összefüggésben nem használja.
Útnyilvántartás és az átalány jellegű költségtérítés
A költségtérítés egyik módja az, amikor a magánszemély átalány jellegű költségtérítésben részesül. Erre legtöbbször akkor kerül sor, amikor a magánszemély a saját személygépkocsiját rendszeresen használja hivatalos célra. A költségek elszámolása itt is kétféle módon történhet.
Az egyik módszer szerint a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyag-felhasználás költsége és a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek számolhatók el a hivatali célú használat arányában. Mivel a költségtérítéssel szemben csak a hivatalos célú használatra jutó költségeket lehet érvényesíteni, a helyes arány megállapítása céljából a hivatalos utakról útnyilvántartást kell vezetni.
A személygépkocsi fenntartásával, javításával és felújításával kapcsolatos egyéb költség számlák alapján, az útnyilvántartás szerinti arányban számolható el. Értékcsökkenési leírás címén elszámolható továbbá az éves összes bevétel egy százaléka, de legfeljebb a személygépkocsi beszerzési árának tíz százaléka egy alkalommal, a használatbavétel évében.
A költségelszámolás másik módszere lényegesen egyszerűbb. Ennek alkalmazásánál az üzemanyagköltséget az előzőekben leírtak szerint, minden más, az előző bekezdésben felsorolt költség címén pedig kilométerenként kilenc forint általános személygépkocsi-normaköltséget lehet elszámolni a kapott költségtérítéssel szemben. A költségelszámolás alapja e módszer alkalmazásánál is a hivatalos utakról vezetett útnyilvántartás.
A magánszemélynek választási lehetősége van a két költségelszámolási módszer között. Választása azonban egész évre és valamennyi általa használt személygépjárműre vonatkozik.
Saját tehergépjármű költségtérítése
Amennyiben a magánszemély saját tulajdonú tehergépjárművét használja a kifizető érdekében, akkor költségei megtéríthetőek akár átalány formájában, akár kiküldetési rendelvény alapján. Lényeges különbség azonban, hogy a kilenc forintos személygépkocsi-normaköltség, illetve a kiküldetési rendelvény alapján igazolás nélkül elszámolható költségek szabálya tehergépjárművek esetében nem alkalmazható.
