A Tesconál a botrány kirobbanásához állítólag az vezetett, hogy a papíralapú munkaidő-nyilvántartást cégüknél is leváltotta a modernebb elektronikus forma. A PIRAMIS rendszerben viszont elfelejtették a rendkívüli munkavégzés rögzítését beállítani. A vállalat és az érdekképviseletek álláspontja ugyan a kérdés megítélését illetően merőben eltér, ám a hírek szerint az ügy hozadékaként a munkaügyi felügyelet és a rendőrség is vizsgálatot indított.
A Tesco lépése nem egyedi, hiszen a legtöbb nemzetközi vagy multinacionális cégnél ma már a munkaidő-nyilvántartást különböző számítógépes programok végzik. Nem mindegy azonban, hogy milyen szoftvert milyen paraméterezéssel használnak a vállalatok, figyelmeztetnek a szakértők.
Az egyik információs technológiával foglalkozó nemzetközi cég a visszaéléseket úgy próbálja meggátolni, hogy a régebbi és új módszereket együtt alkalmazza. A munkavállalók maguk vezetik be a programokban munka-, illetve túlóráikat, de a rendszer automatikusan nem engedi, hogy a dolgozók meghatározott ’x’ időnél többet regisztráljanak maguknak. A hibalehetőségeket, tehát a maga módján mindenki próbálja kivédeni.
Munkaidő-nyilvántartás nélkül nincs bérszámfejtés
"A bérszámfejtés és a munkaidő-nyilvántartás nem feltétlenül képez egy rendszert, de mindenképpen szoros kapcsolat van a két terület között. A bérszámfejtés egyik pillérét ugyanis a munkaidőadatok képezik, hiszen az aktuális fizetés sok szempontból ezektől az információktól függ – gondoljunk csak a túlórák vagy a műszakpótlék díjazására. Úgy is fogalmazhatunk, hogy a bérszámfejtés a munkaidő-nyilvántartás alapján, a törvényi előírások és a vállalati javadalmazási rendszer figyelembevételével számítja ki a dolgozók aktuális bérét" - magyarázta el lapunknak szakértőnk, Ocskay Szilárd, a NEXON ügyvezető igazgatója.
A legnagyobb, humánügyi szoftverekkel foglalkozó cég vezetője szerint míg sok kisebb cég papír alapon, kézzel rögzíti a munkaórákat, számos nagyvállalat azonban már komplett, beléptető rendszerrel kombinált szoftvert alkalmaz.
A jellemzően kártyaolvasók által rögzített nyers ki- és belépési időpontokból az elektronikus munkaidő-nyilvántartó program számolja ki a munkaidőadatokat. Ez egy meglehetősen bonyolult folyamat, különösen, ha a vállalat sokféle munkarendet, vagy munkaidő keretgazdálkodást alkalmaz. Ahol nincs szükség fizikai beléptetésre, olvasókra ott az elektronikus munkaidő-nyilvántartásban közvetlenül a dolgozók és feletteseik rögzítik és ellenőrzik az interneten vagy intraneten elérhető rendszerben az adatokat.
"A fentiek szerint rögzített munkaidőadatokat szintén többféleképpen kaphatja meg a bérszámfejtő rendszer: kézi rögzítéssel, egy másik rendszerből történő beolvasással, vagy integrált rendszernél automatikus adatátadással" - ismerteti a rendszerek hátterét Ocskay Szilárd.
Mennyire megbízhatóak ezek a rendszerek?
A kevés számú munkavállalót tömörítő cégekre nem jellemző, hogy átálltak volna a munkaidő-nyilvántartó rendszerek használatára. Inkább megmaradtak a „jól bevált” papíralapú módszernél. Ocskay Szilárd szerint viszont a hagyományos módszerek számos hibát rejtenek:
"A papír alapú munkaidő-nyilvántartásnál sok esetben az adatok nem a valóságot tükrözik, kizárólag a törvény által előírt kötelezettségeket teljesítését szolgálják. Kézi nyilvántartással a munkarendek tervezése, a munkaidőkeretben történő foglalkoztatás rendkívül munkaigényes és nehézkes. Az elektronikus munkaidő-nyilvántartó rendszerekkel pontosak az adatok, ezért láthatóvá válnak az elszámolási problémák is. A szigorú magyar jogszabályoknak köszönhetően nem könnyű egyszerre megfelelni a piaci és törvényi elvárásoknak. Ehhez megfelelő szoftver és nagy szakértelem szükséges."
"Amíg a munkaidő-nyilvántartás kézi vezetése lehetséges, a bérszámfejtés ma már elképzelhetetlen szoftveres támogatás nélkül. A magyar jogszabályi környezet rendkívül összetett, ráadásul az előírások évente akár 15-20 alkalommal akár több száz jogszabályhelyen is változhatnak. A pontatlan elszámolás pedig komoly erkölcsi veszteséget jelent, az esetleges munkaügyi bírságról nem is beszélve” - mondta a NEXON igazgatója.
Ma már a gazdaság meghatározó szereplői a szoftverrel támogatott munkaidő-nyilvántartási módszereket használja, sokuk a NEXON megoldásait, tudtuk meg Ocskay Szilárdtól. Nem csak a versenyszférában, hanem a közszférában is egyre elterjedtebbek a beléptető és munkaidő-nyilvántartó rendszerek.
Lassan szinte elképzelhetetlen lesz, hogy a cégek ne alkalmazzanak integrált munkaidő és bérügyviteli rendszereket. Gyorsabbak és pontosabbak, de könnyebben felfedik a cég bérezési hibáit, ezért bevezetésük és alkalmazásuk komoly szakértelmet igényel. Ha bérszámfejtés alapját a munkaidő-nyilvántartó rendszerből érkező időadatok képezik, egy rosszul beállított paraméter, vagy rosszul kialakított munkarend esetén a bérszámfejtés sem lesz pontos. Egy jól kialakított rendszer esetében azonban a pontos elszámolás a mind a munkáltató, mind a munkavállaló érdekét egyaránt szolgálja, állítja a NEXON vezetője.
KZs
Menedzsment Fórum
