mfor.hu: Amikor rendezvényszervezésről esik szó, a legtöbben azt gondolják, rendezvényt márpedig én is tudok szervezni, mi abban a nagy kunszt? Önnek erről mi a véleménye?
Brunner Orsolya: Alapvetően abban sok igazság van, hogy rendezvényt bárki tud szervezni, hiszen zongorázni vagy rajzolni is bárki megtanulhat, mégsem lesz belőle zeneszerző vagy éppen egy következő Monet. A rendezvényszerezés esetében a hangsúly a szervezés folyamatán és a végeredményen van, valamint azon, hogy ezt a folyamatot miként éli meg az ügyfél, a beszállító, a szervező és nem utolsó sorban a rendezvény résztvevői, akik elismeréséért hónapokat, olykor éveket dolgozunk.
A „kunszt” abban rejlik, hogy mindenkivel megtalálva a közös nevezőt, legtöbbször végigvisszük a lehetetlent egy irreális határidőn és költségkereten belül, majd a végén még őszintén nevetni is tudunk. A hozzáadott érték, a humán oldal adja a különbséget. A rendezvény jellege ugyanakkor nagyban befolyásolja az ügynökségek feladatát.
mfor.hu: Itt mire gondol pontosan?
B.O.: Különböző elvárásokat támasztanak az ügyfelek egy családi nappal, karácsonyi partival szemben és mást igényelnek egy protokoll rendezvény alkalmával. Talán a legnagyobb különbség, hogy az ügyfelek egy klasszikus céges rendezvény esetében már kellő rutinnal rendelkeznek a korábbi évek tapasztalatai alapján és magabiztosabbak az ügynökségekkel való kommunikációban. Az elvárás ebben az esetben nem feltétlenül a kivitelezés, hanem a kreativitás a programokban, az innováció a technika esetében és költséghatékonyság mindenek felett. A magánszférában szervezett protokoll rendezvényeknél ugyanakkor az ismeretlentől való félelem motiválja az ügyfeleket abban, hogy akár a teljes szervetési folyamatot kiszervezzék. A rendezvényszervezés területén eltöltött közel 15 év alatt az esetek többségében ügyfeleink számára idegen volt a protokoll rendezvények szervezési folyamata és szerencsére felismerték, hogy megfelelő szakember nélkül cégük komoly presztízsveszteséggel zárhat egy elhibázott döntésekből megszervezett rendezvényt. A protokoll rendezvények szervezésénél még inkább igaz, hogy az ügyfél kezét szorosan fogva lépésről lépésre haladunk a cél irányába. Ügyfeleink ilyen esetekben boldogan engedik át a teljes szervezési folyamatot és hagyatkoznak ránk a döntési mechanizmusoknál.
mfor.hu: Minden szervező ismeri ezt az utat? Hogyan lehet ezt megtanulni?
B.O.: A magánszférában kevesen rendelkeznek ilyen tudással. Természetesen több könyv is foglalkozik protokollal és diplomáciai rendezvényekkel, de a gyakorlatban és a jelenlegi modern világban a szabályokat olykor sajátosan kell alkalmazni és elengedhetetlen a szervező esetében a találékonyság és kreativitás a különböző vészhelyzetek megoldásában. Nem elég a döntést meghozni, tisztában kell lennünk a döntést követő lépéssorozattal is, akár a sakkban. A gyakorlat és a szakma iránti szenvedély ilyenkor mutatkozik meg igazán. Volt szerencsém a szakma legjobbjaitól tanulni évekkel ezelőtt az Állami Protokoll Főosztályon. Áhítattal és őszinte rajongással figyeltem a protokollosok napi munkáját. Bámultam, hogy a legkiélezettebb helyzetekben is volt egy-egy poén, ami átlendítette a csapatot a nehéz pillanatokon. Erre viszont születni kell.
mfor.hu: Miben érzi az ügyfél a különbséget?
B.O.: Több ideje jut más feladatokra! Még inkább egyértelművé válik számára, hogy a sikeres rendezvény eszköz lehet a cég céljainak elérésében. Röviden összefoglalva, kifizetődő jó rendezvényszervezőt alkalmazni.
mfor.hu: Mitől lesz egy rendezvény minőségi vagy más, mint a többi?
B.O.: Több ezer rendezvény megszervezése után határozottan ki merem jelenteni, hogy a rendezvények sikerét nagyrészt az ügyfél és az ügynökség között meglévő harmonikus és intelligens munkakapcsolat adja. Ha nincsenek tisztán meghatározva a feladatok és a célok, valamint nem születnek meg időben a döntések, akár ablakon kidobott pénz lehet a rendezvényre fordított költségkeret. A legsikeresebb rendezvényeink szervezésénél maximálisan azonosulni tudtunk az ügyféllel, mert az ügyfél ezt engedte, egyenrangú partnerként, szinte kollégaként kezelt minket. Rendelkeztünk a rendezvénnyel kapcsolatos szinte minden (bizalmas) információval, így meg tudtuk határozni az utat, ami a sikeres rendezvényhez vezetett minket.
mfor.hu: Az Önök sikerét mi eredményezi?
B.O.: Rajongunk azokért a rendezvényekért, ahol a feladatok nagy részét az ügynökség kapja. Számunkra ez jelenti a siker egyik kulcsát. Ebben az esetben, egy kézben tartva a rendezvényt, a szálakat mi mozgatjuk, az információkat a beszállítók felé mi határozzuk meg, a változásokra rögtön reagálni tudunk.
Számtalanszor hallom az ügyfelektől, hogy hatékonyak vagyunk és szerethetők. A két tulajdonság közül az egyik veleszületett, a másik fejleszthető.
Ugyanattól vagyunk sikeresek, mint minden más sikeres vállalkozás: hiszünk abban, hogy a munkánk eredménye jobbá, szebbé varázsolja mások napját, pillanatait.
mfor.hu: Köszönjük a találkozót. Úgy gondolom, van még bőven téma a rendezvényszervezés területén, amiről egy következő alkalommal beszélhetnénk.
B.O.: Szívesen teszem. Köszönöm szépen a lehetőséget.
(X)
