"Szinte mindenki tart vállalati értekezleteket, megbeszéléseket, de kevesen tudják, hogyan tudnák fejleszteni ezt a képességüket" - nyilatkozta Jennifer Goodrich, egy tréningekkel foglalkozó cég igazgatója. Pedig szerinte a sikeres értekezlethez nem kell sok minden, csak néhány alapvető szabályt kell betartani.
A legfontosabb, hogy rögtön a megbeszélés elején közöljük a résztvevőkkel az értekezlet célját, meg kell határozni az időhatárt, hogy legfeljebb meddig fog tartani a megbeszélés. Egy másik fontos szabály, hogy ha úgy érezzük, hogy nem tudjuk megoldani a problémát, vagy nem tudjuk teljesíteni a kitűzött célt, akkor hagyjuk abba az értekezletet.
A dolgozók talán a heti értekezleteket gyűlölik legjobban, ezek általában a kelleténél tovább tartanak, áttekinthetetlenek és unalmasak. Egy kutató szerint ezek a megbeszélések gyakran teljesen értelmetlenek, a dolgozók egyöntetű véleménye szerint csak az időt pocsékolják velük.
A felmérések szerint a munkahelyi megbeszélések legnagyobb problémája, hogy általában a dolgozók jó részének ott sem kéne lennie, a vezetők nélkülük is meghoznák a szükséges döntéseket. A kutatók ilyen esetekre azt ajánlják, hogy akivel csak néhány mondatos közölnivalója van a menedzsmentnek, annak inkább küldjenek egy e-mailt, ne kelljen végigülnie a hosszú értekezletet.
A tapasztalatok szerint fontos, hogy az értekezlet előtt a főnök küldjön egy emlékeztetőt a dolgozóknak arról, hogy miről fog szólni a megbeszélés, mit vigyenek magukkal. Ha nem kapnak jelzést a dolgozók, akkor azt is hihetik, hogy nem kell megjelenniük az értekezleten.
Szintén nagy probléma, hogy a megbeszélések gyakran eltérnek a tárgytól, ezzel is elnyúlnak időben. Ilyen esetekben segíthet, ha egy kis homokórát használunk, amikor letelik az idő, a beszélőnek abba kell hagynia a mondandóját. Előbb-utóbb a résztvevők is meg fogják szokni ezt az új helyzetet, és úgy készülnek, hogy tömören tudják összefoglalni, amit közölni akarnak.
A megbeszélés hangulatát oldja, ha ételt vagy italt is készítünk a tárgyalóba, ilyen helyzetekben ugyanis sokkal oldottabban viselkednek a dolgozók.
