Aki látott már "halott", senki által nem használt intranetet, abban joggal merül fel a kérdés, hogyan lehet rávenni az embereket a tudásmegosztó rendszerek használatára. Az AskMe Corporation, az Orbital Software, vagy a Tacit Knowledge Systems weboldalain számos esettanulmány szól erről a kérdésről. Ezeknek legfőbb tanulsága, hogy a tudásmenedzsmenthez való hozzáállást alapvetően a vállalati kultúra határozza meg. A hierarchikus, piramisszerűen felépülő vállalatoknál a vezetők hajlamosak saját magukat, vagy a hozzájuk közelálló személyeket kijelölni "szakértőknek" Az "alulról" érkező kérdéseket ezután is "felülről" válaszolják meg, vagyis a hagyományos felállás nem hogy nem változik, de még tovább erősödik. A laposabb szervezeteknél a vezetők rendszerint olyan hálózatok kialakítására törekednek, ahol bárki lehet szakértő. Bár ez esetleg átrendezheti a korábban kialakult belső viszonyokat, mindez bőven megéri az így megszerzett tudás fejében.
A szakértővé válás lehetősége a legtöbb embert ösztönzik a tudásmegosztó rendszerek használatára. Jól mutatja ezt a nyilvános tudásmegosztó hálózatok népszerűsége. Az olyan portálok, mint az All Experts, vagy a Yahoo! Experts milliókat vonz. Az itt válaszoló önkéntes szakértők díjazása a kérdezők által adott pontokból kialakuló rangsor. A vállalati tudásmegosztó szoftverek bevezetésénél és használatánál szerzett tapasztalatok szerint is az adott témává szakértővé "előléptetett" dolgozók örültek új szerepüknek és mindent megtettek, hogy a "kiemelt" szakértők közé kerülhessenek. Ennél általában lényegesen nehezebb a tudásmegosztó rendszerek használatának beépítése a napi gyakorlatba.
Ami a tudásmegosztás közvetlen hasznát illeti, az könnyen kiszámítható. Egyszerűen meg kell szorozni az információvadászattól felszabaduló időt a dolgozó órabérével. Talán még ennél is nagyobb viszont az az előny, ami az addig csak a fejekben rejtőzködő ismereteknek a vállalati tudásbázisba való átalakítása révén érhető el.
Megosztott tudás
A szervezetnél keletkező információk kezelésére szolgáló megoldások keresésekor sokan csak a valamilyen fizikai formában is megjelenő információkra (adatbázisok, dokumentumok) gondolnak. Legalább ilyen fontos az az érték is, ami nem itt, hanem a dolgozók fejében található.
