A Polycom nevű társaság adatai szerint az 1200 személy megkérdezésével zajló felmérésen a résztvevők 82 százaléka állította, hogy gyakran vesz részt értelmetlen találkozókon. Ezek többségénél valamely fél keresi fel a másikat, miközben egy telefonbeszélgetés is elegendő lenne a kérdés tisztázására.
A munkavállalók jelentős része a házon belüli megbeszélések kapcsán sem felhőtlenül boldog, a megkérdezettek negyede például azon a véleményen van, hogy heti egy-két alkalommal a meetingek teljesen vagy részben feleslegesen elpocsékolt időt jelentettek.
A problémák megelőzésére a munkaügyi szakemberek természetesen régóta kész recepttel rendelkeznek. Annak érdekében, hogy a megbeszélések valóban hatékonynak bizonyuljanak íme öt jótanács a sikeres megbeszélésekhez:
1. Készítsünk egy napirendet: még ha csak egy pont is szerepel ezen, vagy ha heti-, havi rendszerességű megbeszélésről van szó, akkor is írjuk le, és adjunk másolatokat a résztvevőknek.
2. Kezdődjön pontosan, érjen véget pontosan. Az elpazarolt idő tipikus formája, amikor az időben érkezőknek a későkre kell várni. Ütemezzük úgy a gyűlést, hogy mindenki tartsa az ígért napirendet és időbeosztást.
3. Ne legyenek felesleges megszakítások. Ne engedjük, hogy a napirendtől eltérő témáról csevegjenek a résztvevők, ami félreviszi a meetinget. Arra is figyelni kell, hogy miközben mindenki szóhoz jut, a résztvevők egymást ne szakítsák félbe, ami megint zsákutcába viheti a találkozót. Ne toleráljuk a rossz meetingeket. A résztvevők megérdemelnek egy jól szervezett és működő megbeszélést, amennyiben úgy véljük félresiklott a meeting, jelezzük és korrigáljuk.
4. Legyünk jó levezetők. Ha Ön a megbeszélés házigazdája, állítsa fel a gyűlés célját és tárgyát. Tartsa napirenden és vonjon be mindenkit az aktuális kérdések tárgyalásába.
5. Összegezzünk és ellenőrizzünk. Jegyezzük le az elért eredményeket és tervezett lépéseket. Mindig vizsgáljuk meg az eredményeket, és ellenőrizzük, hogy az előre megállapított eseményeket hajtottuk-e végre.
