Ma már általánosan alkalmazott megoldás a desk sharing, a többek által közösen használt munkaasztal, a hosteling,vagyis az alkalmi irodahely, vagy akár a teleworking, az otthonról, vagy egyéb külső helyről végzett távmunka, illetve az iroda egyterűsítése. Ezekkel egyszerűen csökkenthető a bérelt terület nagysága és az iroda-használati költségek. Az ingatlanmenedzserek azonban gyakran elfelejtkeznek ezeknek a megoldásoknak a munkakörnyezetet sújtó következményeiről: zsúfolt terek, az egyéniséget teljesen nélkülöző nyílt terű irodák – ezek negatív hatása a munkatársakra gyakran többet elvesz a termelékenységből és az eredményből, mint a lehetséges megtakarítás hatása.
"Az új kor irodistáitól egyre inkább elvárás a kreatív, egyéni és elkötelezett munkavégzés. Egy lélektelen irodagép közege az alkotás ihletét pillanatok alatt le tudja rombolni" – mondta Hajnal István, a Biggeorge’s - NV., a Bécsi Corner irodaház fejlesztőjének vezérigazgatója. A munkáltató érdeke tehát, hogy az irodaterek hatékonyságára vonatkozó módszereket, javaslatokat olyan elemekkel bővítse, amelyek segítik a céggel való azonosulást, a munkavégzés hatékonyságát, az egyéni munkatársi kezdeményezések kibontását, vagyis a hatékony munkavégzést.
"Az optimális irodakialakítás nem a berendezéssel kezdődik, hanem sokkal hamarabb, az ingatlanfejlesztés kezdeti stádiumában. A hatékony munkavégzés kulcsa a hely- és költségtakarékos elhelyezés és a dolgozóközpontú iroda kialakítás közötti egyensúly megtalálása. Minden olyan módszer, amely segíti a munkatársak jobb munkakörülményeinek kialakítását, könnyebbé teszi az azonosulásukat munkahelyükkel. Ennek elsődleges feltétele maga az irodaépület, hiszen egy egyedi, jól beazonosítható épület könnyebbé teszi a hatékony munkavégzést" – emelte ki Hajnal István.
A dolgozók számára a munkaállomások megítélésekor fontos a természetes megvilágítás. A minél több jól megvilágított munkaállomás lehetőségét csak a tervezési fázisban lehet megteremteni, ezért az emberközpontú iroda tervezésekor ez kiemelt figyelmet érdemel. Az irodai tereknél, az ún. tájszerű belső elrendezéssel, pihenőszigetek kialakításával, a projekt-terek és az egyéni terek kombinálásával lazítani lehet a sűrű ültetési elrendezésen.
Az egyterű irodákban térképző bútorokkal lehet úgy kialakítani a munkatereket, hogy a dolgozók csoportjai zavartalanul, egymástól elválasztva dolgozhassanak, de az egyterűségből adódó helytakarékosság is megvalósuljon. Az ilyen egyterű elrendezésnél fontos, hogy a dolgozóknak legyen lehetőségük munkaterületüket személyessé tenni. Ez növeli a komfortérzetet, a dolgozó sajátjának érzi az irodát, saját mikrovilágot tud kialakítani, ezeknek pedig pozitív hatása van hatékonyságára.
