Függőmappát vagy gyorsfűzőt használjunk?

Az irodai munka során számos szempontot érdemes figyelembe venni, amikor tárolásra szolgáló eszközöket használunk. Az egyik legfontosabb természetesen a funkcionalitás, de a tárolási kapacitás, a feladatok komplexitása, a kereshetőség, az iroda elrendezése, a költségek és a megszokások összességében legalább ennyit nyomnak a latban, amikor az irodavezető döntést hoz.

Az iratok tárolására ilyen részben egymással versengő iratrendező eszköz a gyorsfűző és a függőmappa, miközben természetesen számos más eszköz is szóba jöhet, ha archiválni kell papírokat, legyen szó mappákról, pólyás dossziékról, de akár iratpapucsok, irattálcák, vagy az iratrendezők is szóba jöhetnek egyes esetekben. Érdemes tehát átgondolni, hogy mit akarunk tárolni, mennyire fontos, hogy jól áttekinthető rendszerben legyen az iratunk, milyen gyakran kell elővennünk, stb.

Néhány termelékenység szakértők például úgy véli, hogy függőmappát, vagy más néven függő irattartót nem érdemes használni, mert hosszabb időt vesz igénybe, hogy elővegyünk egy mappát. Ha viszont funkcionális szempontból vizsgáljuk a kérdést, akkor például személyi anyagok, kartotékok tárolására nehéz jobb módszert elképzelni. Tény, hogy egy gyorsfűzőt sokkal egyszerűbb előkapni, ha szükség van egy olyan papírra, amit abban tárolunk, viszont bizonyos mennyiségű gyorsfűzőt nagyon nehéz úgy rendszerezni, hogy az átlátható legyen.

Érdemes megfontolni azt is, hogy akár vegyesen alkalmazzunk bizonyos módszereket. Például nagyobb csoportok szerint rendezzünk iratokat függőmappákban, majd azokon belül könnyebben kezelhető mappákat, dossziékat tárolunk. Például az adóhatósággal vagy az önkormányzattal folytatott levelezésnek készítünk egy függőmappát, az egyes évek "termését" pedig külön fűzzük le pélául egy dossziéba.

Ezzel a hibrid megközelítéssel két legyet üthetünk egy csapásra, hiszen az egyik eszköz az átláthatóságot növeli, míg a másik a gyors mozgatásban nyújt előnyt. Ha kell valami, csak ránézünk a függőmappák címkéire, és kiemeljük a megfelelő darabot, azon belül pedig könnyen tudunk már keresni. A normál mappa már lehetőséget ad, hogy gyorsan lássuk, mi is a tartalma.