A dokumentumokat számos módon lehet rendezni: mappákba, iratrendezőkbe, függőmappákba, netán gyűrűskönyvbe. Nem túnik tehát feleslegesnek ezért, ha áttekintjük az eljárásokat az előnyök és a hátrányok szempontjából. Nézzük miért érdemes az iratokat ABC szerint rendezni.
Ha hatékonyan szeretnénk a dokumentumokat megőrízni, az időnként okozhat kemény perceket, gyakran gondolkodást igényel a megfelelő módszer kitalálása. A cél ugyanis nem egyszerűen az archiválás, hanem az is, hogy később bármelyik papírunk könnyen előkereshető legyen. Nem elég tehát egyszerűen csak beletenni az iratainkat egy genothermbe (iratlefűző "bugyi"), vagy elsűllyeszteni azokat egy iratpapucsba. Az egész archiválás mit sem ér, ha előtte nem alakítottunk ki valamilyen rendező elvet. Az emelőkaros iratrendező, a dosszié, vagy a függőmappa, csupán egy eszköz, amely arra alkalmas, hogy a papírokat tároljuk ezekben, de hasznosak csak akkor lesznek, csak akkor érezzük valós segítségnek a lefűzést, ha tudjuk milyen elv szerint lettek rendszerezve, és így később megtaláljuk a keresett dokumentumokat.
Tehát mielőtt elhelyezzük a dokumentumokat a genothermbe, és becsapjuk at egészet egy mappába, érdemes átgondolni, hogy mikor lehet szüksége ezekre, és a milyen módon fogjuk megtalálni őket a lehető legegyszerűbben, ha szükség van rájuk újra. Egy népszerű módszer, ha a dokumentumokat alfabetikus sorrendben rendezzük.
Mik szólnak a módszer mellett:
- Könnyű megérteni és könnyen kezelhető.
- Gazdaságos, mert egy különálló indexálásra nincs szükségesség.
- Rugalmas és könnyen méretezhető, így bármikor kinyithatsz egy új dossziét, vagy eltávolítóak a szükségtelen darabok.
- Alkalmas mind kicsi, mind nagy szervezetre.
- Azért is közkedvelt az ABC sorrend, mert számtalan iratot, legyen szó számláról, levélről vagy más dokumentumról lehet ilyen módon kezelni.
Milyen érveket lehet az ABC rend ellen felhozni:
- Ha két embert ugyanúgy hívnak, vagy bármilyen más hasonló azonosság lenne, az megnehezítené a megkülönböztetőséget.
- Szintén problémát okozhat titkosítás, vagy bizalmas iratkezelés esetén, hiszen a nevek önmagukban is beszédesek tudnak lenni.
- Ha gyorsan kell kezelni nagy adatmennyiséget, akkor sem feltétlen nyerő ez a módszer.
- Ha a logika kronológiai sorrendet diktál - példuál postai érkeztetés esetén -, akkor érdemesebb az alfabetikus módszert lecserélni.
(x)
