Előfordul, hogy a könyvelő is hibázik. Az adóbevallások körüli nagy sietségben a sokféle adónem közül valamelyik lemarad. Ilyenkor vetődik fel a kérdés, hogy kit terhel a felelősség. Hogy ezt mielőbb kiderítsük, vizsgáljuk meg, hogy kinek a hibájából történt a mulasztás. Amennyiben időben átadtuk könyvelőnknek a szükséges bizonylatokat, akkor a könyvelőnél „van a labda”, így a pótlékok és bírságok egyértelműen őt terhelik, noha a befizetendő adót nekünk kell lerónunk.
Persze sok függ a cégünk és a könyvelő (illetve annak vállalkozása) között létrejövő megállapodástól. Mindig figyeljünk tehát, hogy tartsuk be a könyvelési szerződésben lefektetett határidőket!
Tisztázzuk a könyvelő feladatait!
S hogy mégis mit írjunk bele a könyvelési szerződésbe? Mindenekelőtt rendezzük azt, hogy a könyvelő mely időponttól dolgozza fel az adatokat. Fontos tisztázni azt is, hogy mikor, milyen körülmények között adjuk oda bizonylatokat, és ki szállítsa azokat kihez, mi a könyvelőhöz vagy fordítva. Rendelkezzünk továbbá a bizonylatok megőrzésének módjáról, és hogy ki tárolja azokat a feldolgozást követően.
Ugyanilyen fontos pont, hogy ki vezesse a nyilvántartásokat, mint ahogy írásba kell foglalni az adatszolgáltatással, valamint a könyvelési adatokhoz való hozzáféréssel kapcsolatos, vitás kérdéseket is, így például azt, hogy milyen következményei vannak a késedelmes teljesítésnek. Mindenképpen fektessük le a szerződésben a felmondásra, a titoktartásra, valamint a könyvelési díjra vonatkozó megállapodásunkat is.
Fontos, hogy adjunk állandó meghatalmazást a könyvelőnknek, máskülönben az adóhatósági ellenőrzés során feltárt hiányosságok miatti büntetés a mi fejünkre hull. Ha viszont állandó meghatalmazást adunk a könyvelőnek, akkor neki kell bizonyítania, hogy nem őt terheli a felelősség.
Ha egy könyvelő nem akar elfogadni állandó meghatalmazást, akkor ezt vagy azért teszi, mert rossz tapasztalatokkal rendelkezik, vagy nem mer felelősséget vállalni a munkájáért.
Kérdezzünk rá - ha nem mondják el a bemutatkozás során - a szolgáltató ügyfélkörére, annak tevékenységi jellegére, nagyságára. Nyilván, ha mi vagyunk az egyetlen korlátolt felelősségű társaság vagy az első kiskereskedelemmel foglalkozó cég az ügyfélkörben, az nem tölthet el nagy lelkesedéssel minket. Kérdezzünk rá, és kérjük is el a könyvelő mérlegképes minősítésének okmányát. Ha adótanácsadást is vállal, nem árt, ha megfelelő szakmai képesítéssel is rendelkezik.
Bátran kérjük ki a véleményét, ha valamely esemény adójogi megítélésében bizonytalanok vagyunk, így legalább a könyvelő is érzi, hogy számít a véleménye.
Az e-bevallásnál viszont fontoljuk meg, hogy kiadjuk-e saját felhasználói azonosítónkat, jelszavunkat, ha előzőleg regisztráltunk a Kormányzati Portál Ügyfélkapuján, hiszen a meghatalmazott ezek nélkül is el tudja juttatni az adóhivatalnak a bevallást.
Hatékonyan könyvelni a megbízó szervezetének, tevékenységének megismerése nélkül nem lehet. Amennyiben a könyvelőnk a cég működéséről, tevékenységéről semmilyen tájékoztatást nem igényel, az legyen számunkra gyanús. Igaz ugyan, hogy vannak standard könyvelési megoldások, de ez nem mentesíti a szolgáltatót, hogy ne keresse, illetve ne akarja megismerni a sajátos összefüggéseket.
Persze előfordul, hogy félreértések adódnak, vagy a könyvelő szakmai felkészültsége hiányos, kevésbé naprakész, vagy nem elég pontos, precíz. Csepregi Gábor villamosmérnök egyéni vállalkozó például azért cserélte le a könyvelőjét, mert az nem értesítette őt arról, hogy egyes kiadások, mint amilyen a munkavállaló bére, nem csökkentik az áfa alapját. Máskor pedig tárgyi eszközként könyvelt le egy ipari számítógépet, amely alkatrésznek minősül.
Sok a hanyag adózó
Laja András építőipari vállalkozónak pedig azzal gyűlt meg a baja, hogy könyvelője nem tartja be a határidőket. Azóta a cég könyvelését felesége végzi, aki időközben megszerezte a szükséges képesítést. Benne legalább száz százalékosan megbízik.
Persze, ha megnézzük a másik oldalt, akkor láthatjuk, hogy sokszor a könyvelőknek sem egyszerű a dolguk. Kucsera Edit Bács-Kiskun megyei könyvelő gyakran idegeskedik amiatt, hogy az ügyfél elkavar egy-egy számlát. Ilyenkor előfordul, hogy áll a munka, amely főleg a leadási határidők előtt kellemetlen.
Egy jó könyvelő ismérve ugyanis mindenekelőtt az, hogy együtt gondolkodik a megbízóval, cégét a sajátjaként kezeli, és felelősségbiztosítással dolgozik. A kifogástalan munkához azonban a másik fél együttműködő hozzáállása is szükséges.
