"Sokan azt hiszik, egyszerű dolog megtalálni a megfelelő embert" - nyilatkozta a Forbes magazinnak Joan Burge szakértő. "Ők azonban tévednek. Időt és energiát kell áldozni arra, hogy olyan asszisztenst találjunk, akivel szakmailag és emberileg is megértjük egymást, aki valószínűleg velünk marad és együtt növekedhetünk vele" - tette hozzá.
Hogyan találhatunk remek helyettest?
Szakértők szerint még mielőtt elkezdünk keresni, vagy álláshirdetést adunk fel, érdemes összeállítani egy listát azon feladatokról, amelyeket rá kívánunk bízni leendő munkatársunkra. Érdemes elgondolkodni azon, hogy a megszokott munkák - gépelés, telefonálás, szervezés - mellett mik azok, amiket még rendszeresen elvárunk. Sokan személyes feladatokkal is megbízzák asszisztensüket, elküldik például vásárolni, postára vagy a tisztítóba. Ilyen esetekben viszont ezeket a feladatköröket is fel kell tüntetni az állás meghirdetésekor, hogy a jelentkezők ne érezzék átverve magukat.
Leendő segítőnk személyisége is kiemelten fontos kérdés. Nem mindegy, hogy az illető komor vérprofi, vagy inkább könnyedebb, humoros beállítottságú személy. Ha ezen is előre elgondolkodunk, könnyebb lesz a kiválasztás.
Ha ezeket az alapvetéseket már tisztáztuk magunkban, s így némileg leszűkítettük a lehetőségek körét, a megmaradó jelöltek között olyat kell keresnünk, aki kitűnő problémamegoldó készséggel rendelkezik - állítják szakértők. Ezt különböző szituációs és viselkedési interjúkkal lehet megítélni. Kész helyzetek elé állíthatjuk a jelölteket olyan kérdésekkel, mint: "A főnöke éppen házon kívül van, nem lehet elérni, és befut egy nagyon sürgős hívás. Mit tesz ebben a helyzetben?" Arra is rákérdezhetünk, hogy a múltban volt-e már ilyen tapasztalata, és hogyan kezelte a szituációt.
Miután a fentiekkel tovább szűkítettük a kört, a fennmaradó kevés jelölttel érdemes e-mailben és telefonon is felvenni a kapcsolatot, hogy képet kaphassunk arról, milyenek a kommunikációs készségeik. Ha sikerült kettőre csökkenteni a potenciális asszisztensek számát, nincs más hátra, mint hogy még néhányszor találkozzunk velük, különböző élethelyzetekben, szituációkban. Ez arra jó, hogy minél jobban megismerjük személyiségét. Érdemes a többi munkatársnak is bemutatni, hogy lássuk, mennyire jönnek ki egymással.
Burge szerint fontos meghallgatnunk kollégáink véleményét, de még fontosabb, hogy saját ösztönünkre hallgassunk a végső kiválasztáskor. Ha egy jelölt papíron remek lenne, de valami mégis hibádzik, inkább ne vegyük fel. Ha mégis így tennénk, azt kockáztatjuk, hogy később elölről kell kezdenünk a keresést.
