Akkor kecsegtet sikerrel egy pályázat, ha úgy készítik el, hogy a pályázatelbíráló számára világos a célja, és az is kiderül belőle, hogy eredményeket fog hozni a jövőben. Ez - bármilyen meglepő is - elsősorban kommunikációs feladat, és csak másodsorban üzleti probléma. Arra kell gondolni, amikor az ember pályázatot ír, vagy írattat, hogy azok számára, akik elolvassák és értékelik, könnyen érthető és befogadható legyen az anyag.
Mester Sándor, aki már sok pályázatot elolvasott és értékelt, elmondta, hogy már az egyes pályázatok céljának megfogalmazásában meginognak a pályázók. Nem tudják összefoglalni hatásos és érthető mondatokban, hogy végül is a mi céljuk, mihez kérik a támogatást. A jó kommunikáció lényege, hogy minden szereplő, aki ebben a munkában részt vesz, megértse a célokat. Nagyon lényeges, hogy a pályázati folyamat, majd a projekt megvalósulásának mikéntje és ütemezése világos és áttekinthető legyen. Konkrétan fogalmazva: tudja meg a pályázat olvasója, hogy konkrétan milyen segítséget vár a pályázó, kikkel, milyen alvállalkozókkal kíván együttműködni. Az érintett partnereknek ne csak a nevét tüntessük fel, hanem csatoljuk az árajánlatukat is. A pályázat célja minden oldalról legyen alátámasztva megfelelő dokumentumokkal és megfelelő kísérőszöveggel, háttéranyagokkal.
Az egyik típushiba, hogy néha nagyon nehezen deríthető ki, hogy a pályázó valójában mire is irányul. Olyan bonyolult projekteknél is nagyon pontosan kell fogalmazni, mint amilyenek például kutatás-fejlesztésesek. Ilyenkor a pályázó valami újat akar létrehozni, tehát világosan ki kell fejtenie, hogy miben áll az újdonsága, és mennyiben tér el más hasonló termékektől. Gyakori hiba még, hogy a projekt koncepciója túl terjengősen van megfogalmazva. Arra kell törekedni, hogy a koncepciót a lehető legkevesebb szöveggel mutassuk be.
Pályázó és a pályázatíró felelősége
Felmerül a kérdés, hogy kik követik el ezeket a hibákat: a pályázók, vagy a pályázatírók. Mester Sándor kifejtette, hogy ez nem derül ki egy beérkezett pályázatnál, de az bizonyos, hogy a pályázó felelősége az ügy, és az ő gondja, hogy jól válasszon pályázatírót.
A pályázónak el kell döntenie, hogy maga végzi-e el feladatot, vagy kiadja külsős tanácsadónak, ami természetesen pénzbe kerül. Mérlegelni kell, hogy a pályázatíró rendelkezik-e a megfelelő tudással. Ha pályázó megbizonyosodik a pályázatíró szakértelméről, akkor nem szabad a pénzt sajnálni a munkára, hiszen sokszor akár száz millió forint megszerzése a cél. Vagyis érdemes bevonni minőségi pályázatírót.
Mint megtudtuk, ennek a munkának a díjazása többféle konstrukció alapján történhet. Vannak, akik terjedelem alapján számláznak, azaz azt nézik, hány oldalt készítenek el. Vannak olyanok is, akik a megpályázott összeg valamely százalékában kérik a honoráriumukat. Vannak, akik annyira bíznak a pályázóban és a tervezett projektjében, hogy egy szerény alapdíj mellett sikerdíjat kérnek. A konkrét árakról nehéz mondani bármit is, hiszen egyedi megállapodásokról van szó. A pályázati szakértő hallott már arról is, hogy pályázati oldalanként (megvalósíthatósági tanulmány esetén) 20 ezer forintot kért a pályázatíró.
