Az ötletből projektet kell készíteni, hiszen az elképzelések önmagukban mit sem érnek, azokat nem finanszíroznak sem a bankok, sem pedig az EU-s támogatások. Az ötletet érdemes tehát kibontani, és meg kell vizsgálni annak realitását. Amennyiben mi magunk meg vagyunk győződve az életképességéről, akkor valószínűleg különböző tanulmányokkal, elemzésekkel alá tudjuk támasztani azt. Ezekre már csak azért is szükség van, mert akár banki finanszírozásról, akár pályázati pénzekről van szó a finanszírozásról határozó személy, -szervezet a legtöbb esetben be is kéri ezeket a döntéselőkészítő dokumentumokat.
Ilyen anyag többek között az üzleti terv, mely leginkább pénzügyi, gazdasági oldalról vizsgálják a projekt piaci szereplését. Azokban az esetekben ahol már komplex megvalósulások vannak megtervezve, ott leginkább megvalósíthatósági tanulmányokat, vagy úgynevezett feasibility study-kat alkalmaznak, melyek a beruházás teljes és komplex gazdasági, pénzügyi, társadalmi, földrajzi, szükség esetén műszaki körülményeit, megvalósulását, fenntarthatóságát támasztják alá.
A piaci viszonyok vonatkozásában mindig érdemes SWOT elemzéssel is alátámasztani az ötlet életképességét, ahol lehetőség szerint az erősségek és a lehetőséget valóban reális képet mutatnak a projekt jövőjét illetően.
Mindezen adatok és elemzések a projekt megvalósulása során folyamatosan segíteni fognak nekünk, hiszen megalapozott számok, tervek, elvárások és kötelezettségek mentén lehet haladni.
Ezt követően célszerű meghatározni a projekt várható szereplőit, továbbá a rájuk jutó főbb feladatokat, hatáskörüket. Amennyiben a projektbe partnereket is bevonunk, az ő szerepüket is tisztázni kell, és pontosan körülhatárolt felelősségi és munkamegosztási rendszert kell már a tervezés során lefektetni.
A projekt végrehajtásának tervezésében egy mérföldköveket tartalmazó projektütemezés is nagyon fontos, hiszen ennek keretei között az egymással párhuzamosan folyó teendőket is nyomon lehet követni, valamint az erőforrás-szervezés oldaláról nem fog meglepetés érni senkit. Ezt többnyire úgynevezett GANT-diagramm segítségével szokás felvázolni, amely a a projekt megvalósítása és a megbízó elvárásainak való megfelelés mellett a főbb erőforrások tervezésében is segítséget nyújt.
Nem elhanyagolható lépés a költségvetés készítése, a finanszírozhatóvá tétel lépései, fenntarthatósági és megtérülési kérdések. Ezeket is megfelelő számításokkal alátámasztva kell átgondolni, bemutatni.
Az ötlettől a projektig tehát az alábbi lépések mentén juthatunk el:
- Az üzleti tervet, megvalósíthatósági tanulmányt, részletes költségvetést, SWOT elemzést kell készíteni.
- Ki kell számolni, hogy milyen pénzügyi, gazdasági, földrajzi és egyéb határok közt éri meg a projektet kialakítani és fenntartani, milyen eredményeket hoz a fejlesztés, számolok kockázatokkal, és fel kell mérni azok hatásait.
- Ki kell jelölni a projektfelelőst (felelősöket).
- Árajánlatok bekérése, döntés arról, hogy kitől milyen eszközöket, gépeket szerezhetünk be, információk szükségesek, hogy ezek milye költségeket tesznek ki.
- El kell végezni a befektetett értékekkel kapcsolatos számításokat, megvizsgálva azok megtérülését.
- Meg kell határozni a fejlesztés helyszínét, ahol a jogviszonyok rendezettek.
- Erőforrás-menedzsment alapján elkészítjük a beruházás munkaerőigényének tervét.
- Fel kell mérni a piacot, hogy a beruházás milyen eredményekkel startolhat.
- Ütemezetten meg kell határozni, hogy mikor milyen lépés következik.
- Egyeztetni kell a projektben résztvevő hatóságokkal is, meg kell kezdeni a szükséges engedélyek beszerzését (építési engedélyek, környezetvédelmi engedélyek, stb.).
- Fel kell mérni, hogy a projekt finanszírozása miként fog megvalósulni, tájékozódni kell a különböző hitelekről, igénybe vehető támogatásokról, egyéb pénzügyi finanszírozási eszközökről.
