Az önértékelés során adott ötfokozatú válaszskála a kérdőíven belül mindig ugyanaz lesz, de szükségképpen különbözőek a CAF kérdőív "tényezők" és a kérdőív második felében az "eredmények" funkcióit tekintve. Így tehát két különböző ötös válaszblokkal találkozunk, az egyiket az első részben, a másikat a kérdőív második felében alkalmazva. Mindkét esetben azonban az öt válaszlehetőség az alábbi általános kifejezésekkel írható le:
5. - 1. nem valósult meg/nincs tudomás róla
6. - 2. némi csekély fejlődés
7. - 3. lényeges fejlődés
8. - 4. tevékenységek teljes sorozata valósult meg
9. - 5. a megvalósítás legmagasabb normái és visszatekintő analízis: folyamatos javulási ciklus valósult meg
A válaszok mindegyike annyi pontot ér 0-5-ig, amelyiket éppen kiválasztottuk (ráklikkeltünk). A kérdőívben a 9 kritérium minden alkritériumán végighaladva a gép átlagolja a pontokat s a végén egyben átlagolva megadja az egyes alkritériumok, és összesítve az egyes kritériumok és legvégül a teljes önértékelés végeredményét.
Minden részeredmény és a végeredmény 0 és 5 közötti érték lesz, két tizedes jegy pontossággal meghatározva.
Alkalmazunk az összegzésben egy másik pontszámítást is, igazodva az EFQM modell nemzetközi értékeléséhez. Ennek értelmében, minden fő kritériumban meg van határozva egy maximálisan elérhető pontszám (lásd a fenti ábrát).
A részpontszámokat összeadva, összességében 1000 pontot érhetünk el. A számítógépes összegző program a kérdőívek kitöltése után automatikusan ezt a típusú pontszámítást is elvégzi (a válaszaink 0 és 5 közötti értékeit egy, az adott kritériumra érvényes súlyszámmal beszorozza) s a végeredményt feltünteti az összesítő táblázatokban (MD pontszámok).
Természetesen az önértékelés eredménye teljes mértékben az önértékelő(k) pontosságától és őszinteségétől függ. A kérdések megválaszolásánál azt kérjük, hogy kérdésről-kérdésre képzeljék el és vegyék figyelembe, milyen módon magyaráznák és igazolnák válaszaikat pl. egy beszélgetés során külső értékelő számára, objektív adatokra hivatkozással az adott alkritériumra (kérdésre) vonatkozóan. Ha a szervezet egészére vonatkozóan töltjük ki a kérdőívet a kitöltésnél ne csupán az adott státuszunk, feladatunk, munkakörünk tapasztalataira, információira koncentráljunk, hanem a szervezet egészére, a szervezettel kapcsolatban megélt tapasztalatainkra és meglévő információinkra támaszkodva átfogóan gondoljuk át az egyes kérdésekre adandó válaszainkat.
Célszerű kinyomtatni és a kitöltés során párhuzamosan használni a Kitöltési útmutatót (Sorvezetőt), amely praktikus tanácsaival segítséget nyújt a megfelelő válaszok kiválasztásában
Eszköz a minőségi közigazgatási munkához
A CAF a közigazgatás szervezeteinek európai működés-értékelő rendszere. A működés színvonalának továbbfejlesztése az EFQM kiválóság modell alapján. Az EU tagállamai 1998-ban konszenzusra jutottak, hogy kidolgoznak egy olyan rendszert, amely - a minőségügyben használt kiválóságmodellre, az ún. EFQM-modellre épülve - megfelelő eszközként alkalmazható a közigazgatási szervezetek minőségügyi rendszerének továbbfejlesztésére.
