A pályázati kiíráshoz kapcsolódó dokumentáció tartalmazza a támogatási szerződés tervezetét, így a pályázók már az aláírás előtt ismerkedhetnek annak pontjaival. A pályázó és a projekt adatai mellett a szerződés részletesen leírja a támogatás mértékét és arányát, valamint a projekt megvalósításával kapcsolatos szabályozásokat kötelezettségeket. Az első időszak egyik fontos tapasztalata, hogy a támogatási szerződés aláírását követően is gyakran változnak a korábban, a pályázati dokumentációban meghatározott feltételek. Ennek kezelésére a támogatási szerződés külön fejezete rendelkezik a szerződés tartalmi és technikai módosításának lehetőségeiről.
Abban az esetben, ha a pályázóhoz kapcsolódó azonosító adatokat szeretnénk módosítani - pl. időközben megváltozott a cég telephelyének címe - viszonylag egyszerűen és gyorsan megtehetjük. Azonban a pályázati dokumentációban meghatározott költségek, számszerűsíthető célok megváltoztatásához külön mérlegelés és döntési eljárás kapcsolódik, melynek időtartama alatt a támogatás nem folyósítható.
A pályázatok lebonyolításához kapcsolódó további fontos kérdés a projekt előrehaladási jelentések megfelelő összeállítása. Az előrehaladási jelentést a pályázati dokumentációhoz kapcsolódó formanyomtatványon nyújthatjuk be. A jelentés célja, hogy a pályázati dokumentációban vállat célok teljesüléséről, általában negyedévente, a pályázó tájékoztatást nyújtson. A projekt előrehaladási jelentések kitöltésének azért is van fontos szerepe, mert a jelentés és a támogatások elszámolásának benyújtása együttesen történik, hiszen a jelentés elfogadása, feltétele a támogatás kifizetésének.
Végül, de nem utolsó sorban szeretnénk néhány szót szólni a pályázatokhoz kapcsolódó ellenőrzésekről, melyek elsősorban a tagállamok intézményeinek feladatkörébe tartoznak, azonban a Bizottság felelősége is párhuzamosan megmaradt.
A pályázók szempontjából az egyik legfontosabb kérdés, a helyszíni ellenőrzések gyakorisága és típusai. Pályázati kiírásonként változó, hogy egy-egy projekthez hány helyszíni ellenőrzés kapcsolódhat, azonban minden esetben a projekt időtartama alatt legalább egy alkalommal sor kerül rá. A helyszíni ellenőrzések típusait tekintve az alábbi esetekben találkozhatnak a pályázók ellenőrökkel: helyzetfeltáró, preventív látogatás; közbenső, folyamatkövető helyszíni látogatás, rendkívüli helyszíni ellenőrzés és záró helyszíni ellenőrzés. A helyszíni ellenőrzések időpontját a közreműködő szervezet legtöbb esetben egyezteti a pályázóval. Fontos tudniuk a pályázóknak, hogy a helyszíni ellenőrzésekről minden esetben jegyzőkönyv készül, melyhez kapcsolódóan a pályázó észrevételeket tehet, amennyiben az abban foglaltakkal nem ért egyet.
Az első időszak tapasztalatit tekintve, a pályázók számára azt tanácsoljuk, hogy amennyiben a pályázatíró céggel kívánják a pályázatukat kidolgoztatni, csak olyan együttműködés keretében tegyék ezt meg, ahol a tanácsadó vállalja, hogy a projekt lebonyolítása során is segítséget nyújt.
Forrás: Erste Bank EU Iroda
